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        Si les processus d’archivage et les documents qui leur sont associés (bordereaux) demeurent entièrement valables dans le monde numérique, celui-ci exige cependant une formalisation et une standardisation beaucoup plus fortes de ces processus et documents associés afin de pouvoir aller vers davantage d’automatisation.
        Le standard d’échange de données pour l’archivage permet de modéliser les transactions d’un processus d’archivage (transfert, communication, élimination, modification et restitution) entre différents acteurs (service producteur, service versant, service d’archives et demandeur d’archives) . Il précise les types, l’ordre et la forme des messages échangés. Il définit d’autre part les métadonnées à utiliser pour décrire, gérer et pérenniser l’information.

        Plusieurs versions du standard ont été successivement publiées en mars 2006 (version 0.1), janvier 2010 (version 0.2), septembre 2012 (version 1.0) et décembre 2015 (version 2.0 conforme à la norme MEDONA).
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        Le standard est une déclinaison technique des pratiques archivistiques utilisées dans le monde papier. Les principes du SEDA reprennent donc largement les concepts métier tels que l’usage des bordereaux (versement, élimination), l’application du contrôle scientifique et technique (transaction de demande d’autorisation), la définition des acteurs ou l’apposition de règles de gestion (sorts finaux et communicabilité).
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      <h2>Les agents</h2>

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        Le SEDA permet d’associer aux transactions des Agents, qui sont des personnes ou des collectivités (concepts inspirés de la norme ISAAR-CPF) afin de décrire les archives échangées ou de spécifier des informations de gestion les concernant. Le modèle de métadonnées utilisé pour décrire ces agents est identique qu’il s’agisse d’identifier les acteurs de l’échange ou d’indiquer la provenance d’un document.
        Un agent peut être utilisé plusieurs fois dans différentes transactions et peut également avoir plusieurs rôles attribués dans les messages du SEDA.

        C’est pourquoi SHERPA propose de gérer un seul référentiel « Agents » dont les notices peuvent être utilisées dans tous les profils d’archivage rédigés dans l’application. Le rédacteur peut ainsi alimenter et maintenir une seule liste de référence pour l’ensemble de son corpus de profils.
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    <h2>Les vocabulaires </h2>
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      Le SEDA permet d’ajouter des termes d’indexation à tous les niveaux de description du plan de classement. Il s’inspire en la matière des pratiques d’indexation telles qu’elles sont recommandées par l’ EAD. Il est donc nécessaire de gérer des listes de vocabulaires d’indexation.
      D’autres listes de valeurs contrôlées sont également utilisées dans le SEDA, notamment pour échanger les métadonnées techniques (telles que les référentiels de format, d’encodage…), les métadonnées descriptives (telles que les niveaux de description, les langues…) et les métadonnées de gestion (telles que les sorts finaux, les délais de communicabilité…).

      C’est pourquoi SHERPA propose de gérer un seul référentiel « Vocabulaires » dont les références et les valeurs peuvent être utilisées dans l’ensemble des profils rédigés dans l’application. Le rédacteur peut ainsi alimenter et maintenir un ensemble de listes de références unique pour l’ensemble du corpus de profils.
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